관행이 낭비를 불러오는 장기요양기관의 운영방식에 변화가 필요하다. 현장에서 굳어진 관행이 마치 실제로 존재하는 규정처럼 굳어져 버렸다. 노인장기요양보험이 시행된지 어느덧 15년이란 세월이 흘렀다. 돌봄이라는 가치를 실현하는 국민건강보험공단과 장기요양기관의 사회적 책임이 매우 중요하다고 본다. 제도의 기본적인 가치는 고령화 시대의 추세에 따라 많은 발전과 변화를 수용해 성장과 발전을 거듭해 왔다.
최근 들어 기업의 사회환경까지 고려한 ESG 경영이라는 환경, 사회, 지배구조를 반영한 사회적, 윤리적 가치를 반영하는 사회적 책임원칙이 강조되는 추세이다. 이에 따라서 환경의 문제는 낭비적 요소를 없애려는 효율적인 행정시스템이 중요하다고 본다.
장기요양기관 프랜차이즈 사업을 추진하는 온맘터치협동조합 내에서는 온맘터치 홈이라는 전산 운영프로그램을 개발하여 기관 업무 운영에 활용되는 다양한 업무를 앱으로 개발하여 가맹점을 대상으로 활용하고 있다. 온맘터치 홈이 개발되어 영세한 장기요양기관에는 프로그램을 무료로 제공하고 있다. 개발된 프로그램의 본질은 종이 없는 행정이라는 가치를 추구하며 3년간 현장과 소통하며 완성되었다. 그러나 종이 없는 행정 실현이라는 본래의 취지대로 효과를 얻지 못하고 있다. 이유는 기존의 서류 보존 형태로 관리가 유지되기 때문이었다. 장기요양서비스를 받거나 이용하려면 국민건강보험공단에 이용 신청을 하고 이용 신청이 승인된 장기요양인정서와 개인별 장기요양 이용 계획서, 복지용구 급여 확인서에 해당하는 3종의 서류를 신청인에게 발급하여 발급된 서류의 서비스를 이용하려는 장기요양기관에 계약 진행할 때 제시하여야 한다고 규정하고 있다.
국민건강보험공단에서 제공된 기본서류 3종류의 종이 서류를 지니고 이용하려는 장기요양기관과 이용자가 이용계약을 체결하여 서비스가 진행되는 프로세스를 갖고 있다. 장기요양 등급인정을 받아 서비스를 이용하려는 경우에 이용계약을 체결하기 위해서는 이용 신청을 하려는 사람이 공단에서 제공된 인정서, 이용 계획서, 급여 확인서에 해당하는 서류를 제시하도록 하여 제시된 서류의 내용에 근거하여 이용자의 요구사항과 장기요양 이용 계획서의 기본 내용을 반영하여 계약서가 작성되고 서비스 이용계약이 진행되는 것이 일반적인 기본 절차에 해당한다. 그러나 이러한 계약과정에서 3종류의 서류가 무분별하게 복사되고 종이로 출력하여 보관하고 있는 것이 모든 장기요양기관의 관행이다. 개인의 정보가 기재된 내용이 복사하지 않아도 되는 서류, 개인정보보호를 위해 출력 보관하지 않아도 되는 서류와 서식이 마치 규정에 존재하는 것처럼 15년간 관행으로 굳어져서 현장에서 실행되고 있는 것이다.
장기요양기관 현장의 종사자들은 장기요양기관이 평가를 받기 위해서 이용 계약서에 반드시 서류를 첨부해야 한다고 주장하고 있으나 이는 사실과 달리 계약 관련 규정에도 존재하지 않는 잘못된 정보로 인한 관행이었다. 규정에도 존재하지 않는 현장의 임의적 관례로 불편과 행정낭비를 초래하고 있는 것이었다. 즉, 계약서를 보관하는 서류에 불필요하게 원본과 같은 복사본을 반드시 보관하는 것으로 모든 장기요양기관이 규정에도 없는 운영을 하고 있는 것이다. 이로 인해 국민 불편은 물론 최소한의 정보를 수집하여야 한다는 개인정보보호 규정에도 위반될 수 있는 문제의 소지가 있는 것이다. 장기요양기관과의 계약이 취소되거나, 이용자가 사망할 경우 과연 복사본이 개인정보보호 규정에 따라 파기 등 제대로 사후관리가 될까 하는 의구심마저 든다.
국민건강보험공단에서는 노인장기요양보험에서 제공되는 전산망으로 이용계약에 필요한 내용을 장기요양기관이 열람할 수 있도록 계약에 필요한 기본 정보를 전산으로 제공하고 있다. 이러한 방법으로 계약에 필요한 내용을 제공하는 업무 프로세스를 알지 못해 활용되지 않거나, 알고 있어도 규정에도 없는 서류를 복사하여 보관하고 있다. 이런 관행 때문에 장기요양기관의 A4용지와 프린터 사용량이 줄어들고 있지 않은 것이 문제로 나타났다. 문제를 해결하기 위해서는 국민건강보험공단측에서 장기요양기관으로 지정받은 장기요양기관의 계도나 지도·감독을 통해 앞장서야 한다.
노인장기요양보험법이 시행됨에 따라 우리나라의 2023년 3월 말 기준으로 장기요양기관 수는 2만 7720개소이고, 등급 판정을 받은 인정자 수는 103만 6383명에 이른다. 물론 장기요양기관의 지도감독 업무는 지방자치단체가 관장하고 있지만 장기요양급여를 제공하는 관리 운영 기관은 분명히 공단에 역할이 부여되어 있다. 국민건강보험공단 내에는 건강보험 업무와 장기요양 업무 영역으로 사업 분야가 나누어져 있다. 많은 민원상담과 다양한 사례를 통해 행정 불편을 없애고 낭비요소를 줄이는 노하우를 지닌 건강보험 업무영역에서는 사업장(회사, 자영업자)이라는 회사의 각종 신고와 종이서류를 없애려는 운영 편리를 위하여 앱을 활용하여 이미 다양한 형태로 종이 없는 행정업무를 활발하게 구현하는 것으로 알고 있다.
장기요양업무영역에서도 장기요양기관과 관련된 업무가 장기요양기관과의 행정편의와 다양한 정보 제공 채널의 선진행정 구현 시스템으로 진일보 하여야 할 것으로 보인다. 국민건강보험공단 내에서 선진행정업무를 구현하고 있는 건강보험의 사업장 관리 업무에 해당하는 각종 신고 업무 프로세스를 벤치마킹해 장기요양기관이 수행해야 할 행정불편과 낭비를 줄이는데 장기요양기관의 계도와 지도감독이 필요한 시기라고 본다.
앞에서 언급한 대로 장기요양기관 평가와 복사본은 연관이 있지 않다는 명백한 규정만 장기요양기관에 전파된다면 불필요한 서류 복사로 인한 종이는 낭비가 되지 않을 것이며 몇만 그루의 나무를 심는 효과를 불러올 것으로 보인다.
끝으로 업무 프로세스 변화를 통해 행정 비용 절감과 운영의 효율성을 제고하고 기존 관행 개선을 통해 업무의 효율성을 높이는 방식으로 관리운영기준 준수를 통해 친환경적인 정보시스템으로 개인정보 침해를 구제하는 선진 장기요양기관 운영 시스템이 개선되길 기대해 본다.
